Uwagi:

• Treść wniosku:

Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej wnoszę o udostępnienie następujących informacji:

1. Rejestr umów cywilnoprawnych zawartych w latach 2024 - 2025 (strony umowy, przedmiot, kwota, data zawarcia)
2. Wykaz faktur niezwiązanych z uprzednio zawartą umową pisemną, opłaconych w latach 2024 - 2025
3. Sprawozdanie z wykonania budżetu za lata 2024 - 2025 w rozbiciu na działy klasyfikacji budżetowej (za rok 2025 - jeśli sprawozdanie zostało już przyjęte)
4. Wykaz wynagrodzeń zasadniczych oraz nagród wypłaconych w latach 2024 - 2025 osobom pełniącym funkcje publiczne (dyrektor, zastępcy dyrektora) per stanowisko -  bez wskazania danych osobowych pracowników niepełniących funkcji publicznych. Podstawa: art. 5 ust. 2 UDIP w zw. z wyrokiem NSA II OSK 1015/12.
5. Aktualny regulamin organizacyjny (schemat struktury jednostki)
6. Zestawienie kosztów licencji i oprogramowania poniesionych w latach 2024?2025
7. Informacja, czy jednostka przeprowadziła audyt zgodności z rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (Dz.U. 2012 poz. 526 ze zm.) -  jeśli tak, proszę o podanie daty ostatniego audytu
8. Wystąpienia pokontrolne z audytów wewnętrznych przeprowadzonych w latach 2024 - 2025

• Odpowiedź:

Olsztyn, dnia 07.07.2026 r.
Znak sprawy: OK.1431.271.2026

Szanowny Panie,

w związku ze złożonym w dniu 24 czerwca 2026 r. wnioskiem o dostęp do informacji publicznej przekazuję odpowiedzi na sformułowane w nim pytania:

1. Rejestr umów cywilnoprawnych zawartych w latach 2024 - 2025 (strony umowy, przedmiot, kwota, data zawarcia)
   • Rejestr umów i zobowiązań jest dostępny na stronie Biuletynu Informacji Publicznej pod linkiem:https://zamowienia.olsztyn.eu/#/agreements
   • Wyżej wskazany Rejestr umów i zobowiązań jest niekompletny. Urząd Miasta Olsztyna nie prowadzi innego rejestru umów i zobowiązań.
2. Wykaz faktur niezwiązanych z uprzednio zawartą umową pisemną, opłaconych w latach 2024-2025 
   • Urząd Miasta Olsztyna nie posiada wykazu faktur.
3. Sprawozdanie z wykonania budżetu za lata 2024 - 2025 w rozbiciu na działy klasyfikacji budżetowej (za rok 2025 - jeśli sprawozdanie zostało już przyjęte)
   • Sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Olsztyna za lata 2024 i 2025 są dostępne na stronach Biuletynu Informacji Publicznej:
   • https://bip.olsztyn.eu/497/sprawozdanie-z-wykonania-budzetu-za-2024-rok.html
   • https://bip.olsztyn.eu/2728/sprawozdanie-z-wykonania-budzetu-za-2025-rok.htm
4. Wykaz wynagrodzeń zasadniczych oraz nagród wypłaconych w latach 2024-2025 osobom pełniącym funkcje publiczne (dyrektor, zastępcy dyrektora) per stanowisko - bez wskazania danych osobowych pracowników niepełniących funkcji publicznych. Podstawa: art. 5 ust. 2 UDIP w zw. z wyrokiem NSA II OSK 1015/12.
   • Wykaz wynagrodzeń w załączeniu.
5. Aktualny regulamin organizacyjny (schemat struktury jednostki)
   • Aktualnie obowiązujący regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Olsztyna został wprowadzony Zarządzeniem Nr 267 Prezydenta Olsztyna z dnia 29 sierpnia 2025 r. w sprawie nadania Urzędowi Miasta Olsztyna Regulaminu Organizacyjnego https://prawomiejscowe.pl/UrzadMiastaOlsztyna/document/1216568/Zarzadzenie-267
6. Zestawienie kosztów licencji i oprogramowania poniesionych w latach 2024-2025
   • Informuję, że Urząd Miasta Olsztyna nie jest w posiadaniu powyższej informacji. Dysponentem ww. danych jest Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, do którego należy zwrócić się ze stosownym wnioskiem.
   • Dane adresowe:
   • Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, ul. 1-go Maja 18/19, 10 - 118 Olsztyn, e-mail: sekretariat@ciuwo.olsztyn.eu, telefon: 89 752 58 00, e- Doręczenia: AE:PL-23348-82742-WETDA-21
7. Informacja, czy jednostka przeprowadziła audyt zgodności z rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (Dz.U. 2012 poz. 526 ze zm.)? Jeśli tak, proszę o podanie daty ostatniego audytu.
   • Ostatni audyt zgodności z rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności został przeprowadzony w dniach 20.03.2026 r. - 31.05.2026 r. 
8. Wystąpienia pokontrolne z audytów wewnętrznych przeprowadzonych w latach 2024 – 2025.
   • W latach 2024 – 2025 przeprowadzone zostały audyty wewnętrzne w następujących obszarach działalności Urzędu Miasta Olsztyna: 

Zadania 2024

• Bezpieczeństwo Informacji.

Zalecenia 

1. przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych zaleca się przeprowadzenie rzetelnej analizy (m. in. W formie testów) pod kątem bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych,
2. dopracowanie zapisów procedury PB-10, gdzie IOD, GABI i CIUWO dokonają uzgodnień w kwestii zapisów które będą stosowane przez podmioty w niej wskazane,
3. zwrócenie uwagi na istnienie wakatu na stanowisku GABI. Taka sytuacja w dłuższym okresie czasu jest krytyczna i może spowodować wystąpienie nieprawidłowości w procesie zarządzania bezpieczeństwem informacji w urzędzie w zakresie, za który odpowiedzialny jest GABI. Zasadnym byłoby aby w urzędzie była wskazana osoba, przygotowana merytorycznie do udzielania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w sytuacji, gdy „etatowy” GABI jest nieobecny np. Urlop, choroba, inna dłuższa nieobecność,
4. rozważenie kwestii przygotowania zastępcy IOD. Przepisy RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych nie nakładają na administratorów danych ani na podmioty przetwarzające obowiązku powołania zastępcy IOD na okres nieobecności inspektora, nawet jeśli powołanie samego IOD jest obowiązkowe w samym podmiocie.

 
Zadania  2025 

• Realizacja zadań przez Biuro Miejskiego Inżyniera Ruchu.

Zalecenia 

1. mając na uwadze ustalenia z audytu zespół audytowy zalecił aby, umieścić na stronie BIP UMO informacje dotyczące funkcjonowania Biura MIR, w tym jak wygląda procedura zatwierdzania projektów organizacji ruchu drogowego oraz ich zmian (podstawa prawna, formularze, terminy),
2. ponadto wskazano, że należy rozważyć czy ZDZiT, gdy jest podmiotem składającym projekt organizacji ruchu do zatwierdzenia i jest jednocześnie zarządcą drogi, powinien sporządzać opinie w tym zakresie. Przepisy Rozporządzenia wskazują w § 7 ust. 2 pkt 4, że nie jest potrzebna opinia zarządcy drogi w przypadku, kiedy to on jest podmiotem składającym projekt do zatwierdzenia,
3. zaleca się przeprowadzenie kontrolnego audytu w latach 2026/2027 w zakresie funkcjonowania Biura MIR w obecnej strukturze.

• Zarządzenie przestrzenią publiczną. Kontrola umieszczanych reklam w przestrzeni publicznej. Zajęcie pasa drogowego.

Zalecenia 

1. data wydania decyzji administracyjnej nie może być późniejsza, jak wskazany w decyzji okres na zajęcie pasa drogowego,
2. rezygnacja z wymogu posiadana przez wnioskodawcę opinii wydanych przez merytoryczne wydziały urzędu co do reklam, które mają być umieszczane w psie drogowym, dotyczy to zarówno decyzji lokalizacyjnej jak i decyzji na zajęcie pasa drogowego – wymóg posiadania takich opinii, w tej procedurze administracyjnej, nie ma podstawy prawnej,
3. jeżeli w decyzji lokalizacyjnej jest wskazany termin do którego ma być zajęty pas drogowy, to wydana decyzja na zajęcia pasa drogowego musi być spójna z terminem wskazanym w decyzji lokalizacyjnej,
4. weryfikowanie spójności danych zawartych w opisie stanu faktycznego wydanej decyzji z danymi wg. których ustalana jest opłata za zajęcie pasa drogowego,
5. prawidłowe tj. zgodnie z klasyfikacją budżetową ujmowanie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego,
6. w porozumieniu z właściwymi merytorycznie wydziałami UMO, ustalanie kiedy i w jakich sytuacjach, wnioskodawca składający wniosek o umieszczenie reklamy lub innych urządzeń (nie w pasie drogowym) powinien dysponować opinią czy wnioskowane reklamy, urządzenia spełnią wymagania określone przez UMO.

• Realizacja zadań przez Rzecznika Praw Konsumentów.

Zalecenia

1. podjęcie działań w zakresie organizacji naboru na wolne stanowiska w Biurze Rzecznika Konsumentów Urzędu Miasta Olsztyna w celu uniknięcia sytuacji, że Biuro Rzecznika będzie niedostępne dla mieszkańców Olsztyna.

Z poważaniem
Sekretarz Miasta

Joanna Lubomirska - Siemieńczuk