Zgodnie z obowiązkiem nałożonym art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych… (RODO), poniżej przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:

Administrator danych osobowych.

Administratorem danych osobowych jest (w zależności od realizowanych zadań):

1. Gmina Olsztyn
2. Prezydent Olsztyna
3. Urząd Miasta Olsztyna

Inspektor ochrony danych.

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych - Pana Zbigniewa Korzeniewskiego, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: iod@olsztyn.eu lub pod numerem telefonu: +48 89 50 60 570.

Cele i podstawy przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane będą w celu, w jakim administrator je pozyskał, w zakresie niezbędnym:

• do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z realizacją zadań własnych lub zleconych na podstawie ustaw,
• do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; (art. 6 ust. 1 lit. e RODO),
• do realizacji zawartych umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane osobowe są niezbędne do podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy i jej sporządzenia, co wymaga jednoznacznej identyfikacji stron umowy, a także dla realizacji wynikających z tej umowy obowiązków i uprawnień oraz realizacji obowiązków publicznoprawnych ciążących na administratorze,
• w pozostałych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest przesłanką legalizującą przetwarzania danych przez administratora w przypadkach wyjątkowych, w ściśle określonych okolicznościach. Zgoda może być w każdym momencie cofnięta, co nie wpływa na legalność przetwarzania danych w okresie pomiędzy wyrażeniem zgodny na przetwarzanie danych, a cofnięciem tej zgody.

Dane osobowe będą zatem przetwarzane przede wszystkim na podstawie obwiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz incydentalnie Pani/Pana zgody.

Odbiorcy danych osobowych.

Dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom:

• podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
• podmiotom, które na podstawie stosownych umów lub porozumień z administratorem danych osobowych przetwarzają Pani/Pana dane osobowe,
• podmiotom wspomagającym administratora w wypełnianiu uprawnień i obowiązków poprzez świadczeniu usług (w tym przypadku administrator zawarł w umowach stosowne zapisy powierzenia przetwarzania danych osobowych). Głównym podmiotem, który przetwarza Pani/Pana dane w tym zakresie jest Centrum Informatyczne Usług Wspólnych Olsztyna.

Okres przechowywania danych.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres :

• do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie – w przypadkach, w których wymagają tego przepisy Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – przez czas określony w tych przepisach.
• trwania i wykonywania zawartej umowy oraz niezbędny do ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń,
• niezbędny do osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane - na podstawie zgody.

Prawa osób, których dane dotyczą:

Zgodnie z RODO przysługuje Pani/Panu:

1. Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
2. Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej.
3. Prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
4. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO.
5. Podanie danych osobowych jest:
   • wymogiem ustawowym, w przypadkach, o których mowa w pkt. 3a i 3b ze względu na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (brak podania danych uniemożliwi realizację obowiązku ustawowego, co może skutkować konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa),
   • wymogiem umownym, w przypadku, o którym mowa w pkt. 3c (podanie danych ma na celu zawarcie i prawidłową realizację umowy, a ewentualne ich niepodanie będzie skutkowało nie zawarciem umowy),
   • dobrowolne w przypadku, o którym mowa w pkt. 3d kiedy świadomie i dobrowolnie wyrażono zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu określonym taką zgodą (brak zgody uniemożliwi przetwarzanie danych w zakresie określonym zgodą).

Dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcom w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej nie będą również poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Niezależnie od powyższego, obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 lub art. 14 RODO jest realizowany w urzędzie przez właściwe komórki organizacyjne w zależności od poszczególnego celu przetwarzania danych osobowych, podstawy prawnej czy też okresu przechowywania Pani/Pana danych osobowych.