Klauzula informacyjna 

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), poniżej przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w związku 
z prowadzoną korespondencją e-mail:

1. Administrator danych osobowych.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Olsztyna, z siedzibą przy Pl. Jana Pawła II 1, 10-101 Olsztyn.

2. Inspektor ochrony danych.

Administrator powołał Inspektora Ochrony, z którym kontakt jest możliwy pod adresem e-mail: iod@olsztyn.eu lub pod numerem telefonu: +48 89 50 60 570.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe (w tym adres e-mail, imię i nazwisko oraz inne dane zawarte w treści wiadomości) przetwarzane będą w celu prowadzenia korespondencji elektronicznej, obsługi wpływających zapytań i wniosków oraz załatwienia sprawy, z którą korespondencja jest związana.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (w związku z realizacją zadań na podstawie przepisów prawa, w tym m.in. Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego oraz Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej)
2. art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi,
3. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy lub realizacja zawartej umowy,
4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych osobowych, w przypadku gdy dobrowolnie podaje Pani/Pan dane niewymagane przepisami prawa. Zgoda może być w każdym momencie cofnięta bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

4. Odbiorcy danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie następującym odbiorcom:

• podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach wynikających z przepisów prawa,
• podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania (w tym w szczególności Centrum Informatycznemu Usług Wspólnych Olsztyna obsługującemu infrastrukturę teleinformatyczną Administratora),
• dostawcom usług pocztowych i telekomunikacyjnych.

5. Okres przechowywania danych.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji i załatwienia sprawy, a następnie w przypadku:

• maili w sprawach informacji publicznej (kategoria archiwalna BE5) przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona,
• maili w sprawach umów (kategoria archiwalna B10) przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona,
• maili niedotyczących spraw wyżej wymienionych, o charakterze ogólnych zapytań, wniosków nietworzących akt sprawy, a jedynie wymagających jednorazowej odpowiedzi (kategoria archiwalna Bc) przez okres krótszy niż rok licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona

 – zgodnie z kwalifikacją wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz przepisów Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

6. Prawa osób, których dane dotyczą.

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne,
• usunięcia danych – w sytuacjach, gdy przetwarzanie nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
• ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

7. Informacja o wymogu podania danych.

Podanie danych osobowych jest:

• wymogiem ustawowym – w przypadku realizowania sprawy na podstawie przepisów prawa (brak podania danych uniemożliwi udzielenie odpowiedzi lub załatwienie sprawy),
• wymogiem umownym – w przypadku zmierzania do zawarcia lub realizacji umowy (brak podania danych uniemożliwi zawarcie umowy),
• dobrowolne – w przypadku danych podawanych na podstawie Pani/Pana zgody.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i przekazywanie danych do państw trzecich.

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej. Dane nie będą również poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.