Olsztyn, dnia 07.09.2026 r.
Znak sprawy: KR.1711.1.3.2026
Nr dokumentu: 
Pani 
Magdalena Pilska-Piotrowska 
Dyrektor 
Olsztyńskiego Planetarium i Obserwatorium Astronomicznego
Wystąpienie pokontrolne
Szanowna Pani Dyrektor,
W dniach 20.05.2026 r. - 07.08.2026 r., na podstawie wydanego przez Prezydenta Olsztyna upoważnienia znak: OK.077.354.2026 z dnia 18.05.2026 r. pracownicy Biura Kontroli i Audytu Urzędu Miasta Olsztyna przeprowadzili w kierowanym przez Panią Olsztyńskim Planetarium i Obserwatorium Astronomicznym kontrolę doraźną w zakresie: 
prawidłowości wydatkowania środków finansowych związanych z remontem wynajmowanych pomieszczeń przez OPiOA w WCRS Aquasfera przy al.J.Piłsudskiego 69b w Olsztynie w 2025 r.;
wydatkowania środków finansowych w kontekście prawidłowości stosowania przez OPiOA zapisów regulacji wewnętrznych odnoszących się do procedur stanowiących o przeprowadzaniu remontów i robót budowlanych oraz zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych w 2025 r.;
prawidłowości i zasadności wydatkowania środków finansowych przez OPiOA, które zostały poniesione na usługi prawnicze oraz doradcze w 2025 r.
Wyniki niniejszej kontroli zostały sformułowane na podstawie ustaleń zawartych w przedstawionym Pani w dniu 13.08.2026 r. protokole kontroli, do treści którego nie wniosła Pani zastrzeżeń.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą w OPiOA obowiązywał statut stanowiący załącznik do Uchwały Nr XXVII/471/20 Rady Miasta Olsztyna z dnia 25 lipca 2020 r. w sprawie zmiany Statutu Olsztyńskiego Planetarium i Obserwatorium Astronomicznego. Stwierdzono, że Statut instytucji zawierał wszystkie niezbędne uregulowania do prowadzenia działalności kulturalnej, co było zgodne z zapisami art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Ponadto na mocy Zarządzenia Nr 37/2023 Dyrektora Olsztyńskiego Planetarium i Obserwatorium Astronomicznego z dnia 
24 października 2023 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Olsztyńskiego Planetarium i Obserwatorium Astronomicznego z dniem 01.11.2023 r. wszedł w życie Regulamin organizacyjny, którego treść stanowił załącznik do zarządzenia. Regulacja obowiązywała w 2025 r. i wskazywała, że funkcjonowanie komórek organizacyjnych OPiOA opiera się na zasadach służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności kierowników i osób zajmujących samodzielne stanowiska pracy za wykonanie powierzonych zadań. 
Normy dotyczące wydatkowania środków finansowych zapisano w polityce rachunkowości, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 47/2024 Dyrektora Olsztyńskiego Planetarium i Obserwatorium Astronomicznego z dnia 20.12.2024 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Do ww. zasad wprowadzono zmiany, które były wynikiem wykonywania zadania pn.,, Modernizacja Olsztyńskiego Planetarium wraz z utworzeniem Habitatu Księżycowego”, realizowanego przez OPiOA na podstawie umowy zawartej z Gminą Olsztyn. Zmiany wprowadzono na podstawie Zarządzenia Nr 57/2024 Dyrektora Olsztyńskiego Planetarium i Obserwatorium Astronomicznego z dnia 4 grudnia 2025 r. w sprawie wprowadzenia zmiany zasad (polityki) rachunkowości. Stwierdzono, że polityka rachunkowości zawierała elementy wymagane na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a zmiany wprowadzono na podstawie art. 8 ust.2 ww. ustawy. 
Zasady dotyczące udzielania przez instytucję zamówień publicznych określono w obowiązującym regulaminie wprowadzonym na podstawie Zarządzenia Nr 40/2023 Dyrektora Olsztyńskiego Planetarium i Obserwatorium Astronomicznego z dnia 14 listopada 2023 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130000 zł po zmianach w Olsztyńskim Planetarium i Obserwatorium Astronomicznym. Integralną częścią powyższej regulacji stanowiły załączniki (wzory) tj.: plan zamówień publicznych, wniosek o udzielenia zamówienia publicznego, zapytanie ofertowe, oferta, protokół z udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość jest większa/równa 50 000 zł ale mniejsza niż 130 000 zł., klauzula informacyjna z art. 13 RODO do zastosowania przez Zamawiającego w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty 130 tyś zł. W akcie wewnętrznym określono reguły, formy i tryby udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza 130 000 złotych netto,  które opracowano i ujęto w pięciu rozdziałach. 
W kwestii związanej z wydatkowaniem środków finansowych poniesionych na wykonanie remontu lokali użytkowych znajdujących się w WCRS Aquasfera Olsztyn kontrolujący ustalili, że powyższe związane było z zawarciem Umowy Użyczenia Nr WCRS.022.9.284.2024 pomiędzy Gminą Olsztyn reprezentowaną przez Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie (,,Użyczający”) a Olsztyńskim Planetarium i Obserwatorium Astronomicznym w Olsztynie reprezentowanym przez Dyrektora (,,Biorący w użyczenie”). Umowę zawarto 27.12.2024 r., a jej przedmiotem było użyczenie i oddanie w bezpłatne używanie dwóch lokali użytkowych o łącznej powierzchni 339,20 m² usytuowanych w Wodnym Centrum Rekreacyjno-Sportowym Aquasfera w Olsztynie z przeznaczeniem na realizację zadań statutowych OPiOA przez czas: od 15.01.2025 r. do 
31.12.2027 r. (wykaz pomieszczeń stanowił Załącznik Nr 3 do umowy). Ustalono, że Biorący w użyczenie (OPiOA) poczynił - w niezbędnym zakresie - działania w celu przystosowania wynajętych lokali do prowadzenia swojej działalności; o czym m.in. stanowiła treść §3 ust. 1 umowy tj. przeprowadzono remont pomieszczeń. Czynności były następstwem przeprowadzonego przez OPiOA postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie rozeznania rynku. 
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego stwierdzono, że przeprowadzono je na podstawie zasad ujętych w regulaminie udzielania zamówień publicznych obowiązującym w instytucji w okresie objętym kontrolą. Nie dokonano spełnienia wymogu stanowiącego o złożeniu przez pracownika merytorycznego pisemnego wniosku o wszczęcie postępowania, co było niezgodne z §7 ww. regulaminu. Stwierdzono też nieprawidłowość związaną z kompletowaniem i gromadzeniem dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia publicznego, bowiem do protokołu zdawczo-odbiorczego dotyczącego przekazania lokali znajdujących się w WCRS Aquasfera przez użyczającego (OSiR) na rzecz biorącego (OPiOA) nie dołączono wskazanego w nim załącznika nr 2, stanowiącego integralną część protokołu.
Ponadto w kwestii związanej z odbiorem wykonania usług (prac malarskich) będących przedmiotem udzielonego zamówienia publicznego kontrolujący wskazali iż, nie dokonano formalnego (pisemnego) potwierdzenia naprawy i sposobu usunięcia wad  określonych przez komisję odbioru robót i ujętych w protokole odbioru robót z dnia 09.07.2025 r., które wykonawca zobowiązał się usunąć do dnia 11.07.2025 r. (zapis w protokole odbioru robót). Brak formalnego zapisu  wpływał na jednoznaczne potwierdzenie, że wszystkie wskazane wady zostały usunięte zgodnie z ustaleniami oraz w wyznaczonym terminie. 
W kwestii związanej z wydatkowaniem środków finansowych poniesionych na remonty i roboty budowlane w kontekście prawidłowości stosowania przez OPiOA zapisów regulacji wewnętrznych kontrolujący szczegółowej kontroli poddali zdarzenia związane z: malowaniem pomieszczeń w budynku NBP w Olsztynie (remont adaptacyjny w celu prowadzenia działalności OPiOA), czyszczeniem i naciąganiem siatek zabezpieczających zamontowanych na olsztyńskim obserwatorium, zakupem wyposażenia (kopuły geodezyjnej i urządzenia Totem LED P3), wykonaniem badań konstrukcji budynku Olsztyńskiego Planetarium – wydanie ekspertyzy oraz wycinką drzewa na posesji Obserwatorium Astronomicznego w Olsztynie. Realizowanie ww. działań było następstwem przeprowadzonych przez OPiOA postepowań o udzielenie zamówienia publicznego, które przeprowadzano na podstawie obowiązującego regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł. w trybie rozeznanie rynku. 
Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w trzech z pięciu kontrolowanych postępowań. W przypadku  postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez OPiOA na przeprowadzenie remontu w wynajmowanych pomieszczeniach w budynku NBP Olsztyn stwierdzono, że nie dokonano spełnienia wymogu stanowiącego o złożeniu przez pracownika merytorycznego pisemnego wniosku o wszczęcie postępowania; co było niezgodne z §7 obowiązującej w tym zakresie regulacji wewnętrznej.  Ponadto w kwestii związanej z odbiorem wykonania usług (prac malarskich i montażu płytki dywanowej) będących przedmiotem udzielonego zamówienia publicznego stwierdzono, że nie dokonano formalnego (pisemnego) potwierdzenia naprawy i sposobu usunięcia wad  wskazanych przez komisję odbioru i ujętych w protokole odbioru robót. Ponadto w przypadku postępowania dotyczącego zakupu kopuły geodezyjnej stwierdzono, że nie dokonano formalnego potwierdzenia dostarczenia brakujących elementów. 
W obszarze związanym z wydatkowaniem środków na usługi prawnicze i doradcze szczegółowej kontroli poddano koszty poniesione przez instytucję kultury na usługi doradcze z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, doradztwa prawniczego, podatkowego i księgowego oraz na usługi związane z pełnieniem funkcji IODO. Ustalono, że każdorazowo OPiOA zawierała stosowne umowy, w których określano zasady odnoszące się do oferowanych usług. 
W kwestii realizacji umowy związanej z zakupem usług doradczych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy nie stwierdzono nieprawidłowości. 
W przypadku realizacji umowy zawartej na usługi doradcze o charakterze prawnym stwierdzono, że zleceniobiorca nie dopełnił obowiązku sprawozdawczego świadczącego o wykonaniu usług - wynikającego z warunków umowy. Działanie skutkowało niemożnością potwierdzenia zakresu i przebiegu realizacji usług objętych umową  oraz uzasadnieniem poniesienia kosztów. 
W przypadku umowy dotyczącej zakupu usług z doradztwa podatkowego stwierdzono, że rozliczenia wynagrodzenia dokonano z naruszeniem warunków określonych w zawartej umowie. Ponadto instytucja dokonała zwrotu poniesionego przez zleceniobiorcę wydatku (111,12 zł); było to niezgodne z warunkami umowy, w której brak było postanowień o finansowaniu czy refundacji tych kosztów.
W kwestii poniesienia kosztów związanych z zawartą przez OPiOA umową na usługi związane z doradztwem księgowym stwierdzono, że warunki w niej zawarte nie dookreślały mechanizmu, który stanowiłby o potwierdzeniu wykonania usług - konsultacji w drodze rozmów telefonicznych. Nie wskazano na obowiązek prowadzenia ewidencji konsultacji, lub też sporządzania  protokołów w formie notatek, zestawień, które dokumentowałyby ich realizację. Wpływało to na uniemożliwienie weryfikacji faktycznego wykonania tego rodzaju usług. 
W przypadku finansowania usług związanych z powierzeniem i pełnieniem przez zleceniobiorcę funkcji IOD w OPiOA również stwierdzono, że w treści umowy nie określono zasad według których można by potwierdzać wykonywanie usług a następnie rozliczać wynagrodzenie za ich realizację, w tym systemu dokumentacji. Niewłaściwe uregulowanie zasad realizacji i rozliczania umowy ograniczało możliwość kontroli prawidłowości wydatkowania środków publicznych w powyższym zakresie.
W świetle ustaleń kontroli, biorąc pod uwagę ujawnione nieprawidłowości, które wystąpiły w kontrolowanym obszarze przedstawiam następujące zalecenia pokontrolne i zobowiązuję Panią do:
prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami wewnętrznymi; w szczególności do składania pisemnych  wniosków o wszczęcie postępowania;
w przypadkach usunięcia przez zleceniobiorcę wad, usterek itp. powstałych na skutek realizacji udzielonego przez OPiOA zamówienia publicznego każdorazowo dokonywać formalnego (pisemnego) potwierdzenia ich wykonania; 
zawierania umów dotyczących zakupu usług prawniczych i doradczych ze szczególnym uwzględnieniem dookreślania w ich treści warunków realizacji tych usług;
podejmowania działań skutkujących przestrzeganiem postanowień zawartych umów przez każdą ze stron.
W terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego proszę pisemnie poinformować mnie o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.
Z poważaniem
Prezydent Olsztyna
Robert Szewczyk