Klauzula informacyjna 

Zgodnie z obowiązkiem nałożonym art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych …(RODO), poniżej przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
1. Administrator danych osobowych. 
Administratorem danych osobowych jest Prezydent  Olsztyna.  
2. Inspektor danych osobowych.
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem e-mail: iod@olsztyn.eu lub pod numerem telefonu: +48 89 50 60 570.
3. Cele i podstawy przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu, w jakim administrator je pozyskał, w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO) w oparciu o przepisy prawa, tj.: ustawę z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, ustawę z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko, rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 13 listopada 2023 r. w sprawie wzoru formularza pisma dotyczącego aktu planowania przestrzennego lub jest niezbędne do wykonania zadań w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej. 
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji i dokumentacji procedury sporządzania aktów planowania przestrzennego, w szczególności w celu zebrania i rozpatrzenia wniosków, przeprowadzenia i udokumentowania przebiegu konsultacji społecznych, w tym rejestracji spotkań w formie audio, zebrania i rozpatrzenia uwag. Przetwarzanie danych osobowych dokonywane jest na podstawie art. 6 ust.1 lit. a czyli zgody jaką wyrażacie Państwo na rejestrację spotkań otwartych oraz dyżurów projektanta w formie audio. Nagranie Państwa głosu odbywa się w celu rzetelnego sporządzenia protokołu ze spotkania i dyżurów projektanta oraz dokumentacji przebiegu konsultacji. Nagranie zostanie usunięte po sporządzeniu i zatwierdzeniu protokołu.
Podanie danych wynikających z przepisów prawa jest obowiązkowe.
4. Odbiorcy danych osobowych.
Dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom:

• podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
• podmiotom, które na podstawie stosownych umów lub porozumień z administratorem danych osobowych przetwarzają Pani/Pana dane osobowe,
• podmiotom wspomagającym administratora w wypełnianiu uprawnień i obowiązków poprzez świadczeniu usług (w tym przypadku administrator zawarł w umowach stosowne zapisy powierzenia przetwarzania danych osobowych). Głównym podmiotem, który przetwarza Pani/Pana dane w tym zakresie jest Centrum Informatyczne Usług Wspólnych Olsztyna.

5. Okres przechowywania danych. 
Z danych osobowych będziemy korzystać do momentu zakończenia realizacji celów określonych w pkt 3 udostępnionych na podstawie przepisów prawa, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa (25 lat) zostaną przekazane jako dokument archiwalny kategorii „A” do siedziby archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta w Olsztynie pl. Jana Pawła II, 10-101 Olsztyn.
Dane osobowe w formie nagranego głosu przetwarzanego na podstawie Pani/Pana zgody zostaną usunięte niezwłocznie po sporządzeniu i zatwierdzeniu protokołu.
6. Prawa osób, których dane dotyczą. 
Zgodnie z RODO przysługują Pani/Panu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
• prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO,
• Podanie przez Pana/Panią danych jest wymogiem ustawowym, ze względu na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (brak podania danych uniemożliwi realizację obowiązku ustawowego, co może skutkować konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa).
• Dane nie będą przekazywane odbiorcom w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej, nie będą również poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.