Urząd Miasta oferuje możliwość sprawdzania za pośrednictwem wyszukiwarki znajdującej się poniżej, statusów pism składanych do Urzędu przez interesantów.

Sprawy w Urzędzie załatwiane są chronologicznie, zgodnie z kolejnością ich napływania.

Dzięki elektronicznemu systemowi obsługi spraw i dokumentów funkcjonującemu w Urzędzie otrzymają Państwo między innymi następujące informacje:
- datę wpływu dokumentu do Urzędu Miasta,
- dane komórki organizacyjnej Urzędu, która prowadzi sprawę,
- status sprawy (założenie sprawy, nadanie znaku, zakończenie sprawy).

Z systemu wyłączone są wnioski kierowane w sprawach dotyczących:
- wydania dowodów osobistych,
- wydania praw jazdy,
- wydania dowodów rejestracyjnych pojazdów.

Aby móc skorzystać z funkcjonalności sprawdzenia statusu sprawy należy w momencie składania wniosku do Urzedu Miasta Olsztyna pobrać w Kancelarii Ogólnej Urzędu "Potwierdzenie przyjecia dokumentu" zawierające nr dokumentu umożliwiający wyszukanie go w systemie.

W pole znajdujące się poniżej należy wpisać numer kancelaryjny pisma, które znajduje się na "Potwierdzenie przyjecia dokumentu", wybrać przedział czasowy w którym został złożony dokument (maksymalnie 1 rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia) a następnie kliknąć przycisk "Szukaj".