Prezydent lub wyznaczony Zastępca Prezydenta przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałek każdego tygodnia w godzinach od 15.30 do 17.00, po uprzednim zapisaniu się na spotkanie. Zapisy odbywają się w Punkcie Informacyjnym Biura Obsługi Klienta - telefon: 89 527-60-68 lub 89 527-31-11, wew. 482.
Przedmiot działania i kompetencje Prezydenta:
Prezydent kieruje Urzędem przy pomocy Zastępców Prezydenta, Sekretarza oraz Skarbnika. Prezydent jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników Urzędu.
Do zadań Prezydenta należy w szczególności:
1) kierowanie sprawami Miasta,
2) reprezentowanie Urzędu i Miasta oraz prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy,
3) realizowanie budżetu Miasta,
4) kierowanie pracą Urzędu,
5) nadzorowanie realizacji Polityki Jakości Urzędu,
6) powoływanie i odwoływanie swoich zastępców,
7) wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Miasta,
8) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
9) udzielanie pełnomocnictw i upoważnień w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,
10) wykonywanie czynności pracodawcy wobec pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta oraz wykonywanie wobec nich uprawnień zwierzchnika służbowego,
11) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
12) podejmowanie decyzji dotyczących zarządzania mieniem Miasta,
13) wydawanie zarządzeń,
14) ogłaszanie budżetu Miasta i sprawozdań z jego wykonania,
15) kierowanie działaniami w sytuacjach klęsk żywiołowych,
16) sprawowanie zwierzchnictwa w stosunku do powiatowych służb, inspekcji i straży, w tym:
a) wydawanie kierownikom służb zespolonych na szczeblu powiatu poleceń podjęcia działań w zakresie dla nich właściwym, zmierzających do usunięcia bezpośredniego zagrożenia bezpieczeństwa wspólnoty samorządowej, w szczególności życia lub zdrowia oraz przywrócenia stanu zgodnego z porządkiem prawnym,
b) powoływanie i odwoływanie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla miasta Olsztyna,
c) zatwierdzanie programów działania powiatowych (miejskich) służb, inspekcji i straży,
d) uzgadnianie wspólnego działania tych jednostek na obszarze powiatu,
17) kierowanie w sytuacjach szczególnych wspólnymi działaniami powiatowych (miejskich) służb, inspekcji i straży.
Prezydent część spraw Miasta może powierzyć Zastępcom Prezydenta i Sekretarzowi.
W sprawach powierzonych, Zastępcy Prezydenta realizują kompetencje Prezydenta jako organu wykonawczego gminy oraz kompetencje Starosty.
Prezydent może upoważnić swoich Zastępców do samodzielnego składania oświadczeń woli w imieniu Miasta w zakresie zarządzania mieniem.
W czasie nieobecności Prezydenta Jego zadania i kompetencje z zakresu kierowania Urzędem i Miastem realizuje Pierwszy Zastępca Prezydenta.
Prezydent bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne Urzędu oraz miejskie jednostki organizacyjne:
1) Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Promocji, Kultury i Sportu
2) Biuro Rady Miasta,
3) Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego,
4) Wydział Strategii i Funduszy Europejskich,
5) Wydział Kultury i Ochrony Zabytków,
6) Biuro Promocji i Turystyki,
7) Biuro Kontroli,
8) Biuro Prezydenta Miasta i Dialogu Obywatelskiego,
9) Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów,
10) Biuro Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
11) Biuro Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds. Gospodarki i Infrastruktury Elektroenergetycznej,
12) Biuro ds. Obsługi Prawnej,
13) Audytora Wewnętrznego,
14) Samodzielne stanowisko ds. kontroli zarządczej i oceny ryzyka,
15) Olsztyński Teatr Lalek,
16) Olsztyńskie Planetarium i Obserwatorium Astronomiczne,
17) Biuro Wystaw Artystycznych,
18) Miejski Ośrodek Kultury,
19) Miejską Bibliotekę Publiczną,
20) Straż Miejską,
21) Powiatową Administrację Zespoloną w tym:
a) Komendę Miejską Policji,
b) Komendę Miejską Państwowej Straży Pożarnej,
c) Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla miasta Olsztyna.